En este hermoso arte de los viajes corporativos, cuando uno se aventura a mover la oficina al escenario internacional, es vital no perder el sentido y dejar en casa el estrés. Aquí les dejamos algunas recomendaciones que, espero, ayuden a los valientes viajeros de cuello blanco a navegar por estas aguas, a veces turbulentas, de los viajes de negocios.

1. Establezca Objetivos Claros

Vamos a empezar por el principio, porque ya saben: ¿qué sería de un viaje sin un destino claro? Como cuando uno se lanza al ruedo del amor, en los viajes corporativos es indispensable saber qué se busca. No basta con empacar trajes y corbatas, hay que tener bien definidos los objetivos del viaje.

¿Es una reunión trascendental, una conferencia que puede cambiar el destino de su empresa, o la presentación a ese cliente que lleva años persiguiendo como si fuera el último bolillo en la panadería? Comuníquelo bien a su equipo, que no haya sorpresas. Solo así todos estarán en sintonía.

2. Planifique con Anticipación

Pasamos al siguiente paso lógico que, aunque suene trillado, nunca está de más recordar. La planificación anticipada es como ese amigo que siempre está ahí para recordarle que los boletos de avión son más baratos si los compra con tiempo. Las reservas de vuelos y alojamiento son como el matrimonio, mejor antes que después.

Y, si se puede, haga un itinerario tan detallado que solo falte agregarle el clima (digo, por las lluvias inesperadas). No olvide incluir tiempo para sorpresas agradables o para conocer un poquito de la cultura local, que en este mundo de los negocios puede hacer la gran diferencia entre cerrar o no un negocio.

3. Usa Herramientas de Gestión de Viajes Corporativos

Hoy en día, la tecnología es como ese colega que nunca le falla y que siempre tiene la respuesta correcta. Así que, para mantener las finanzas de la empresa en orden, utilice herramientas de gestión de viajes y gastos como las que te ofrece SEEMÉXICO.

Se sorprenderá de lo fácil que puede ser sacar informes o reservar un viaje sin perder la cordura. Además, estas herramientas reducen el margen de error (porque, admitámoslo, el ser humano es falible) y agilizan la comprobación de gastos, lo cual siempre es un alivio para cualquier departamento de compras.

4. Optimice la Tecnología

Si algo nos ha enseñado esta era digital es que  la tecnología es la mejor aliada para los viajes de negocio. Desde aplicaciones que le avisan en tiempo real sobre retrasos en los vuelos hasta el check-in en línea que le ahorra hacer fila. Todo esto es como tener un asistente personal en su bolsillo, ayudándole a optimizar el tiempo.

Además, las plataformas como Uber para Empresas no solo le facilitan la vida, sino que le ofrecen soluciones de transportación para que todo fluya sin retrasos.

5. Priorice la Comunicación y el Presupuesto

Finalmente, en este mundo tan interconectado, la comunicación efectiva es la clave para que nada se le escape de las manos. Mantenga abiertas las líneas de comunicación con su equipo y establezca contactos en el destino.

Además, determine un presupuesto que sea realista y fácil de seguir. Porque, siendo sinceros, es muy fácil dejarse llevar por la emoción y rebasar lo permitido.

Las políticas de viajes establecidas por la empresa y las herramientas de gestión de gastos serán sus mejores consejeras en este sentido.

Adicionalmente:

- Evalúe y Aprenda: Después del glamour del viaje, cuando uno vuelve a casa con la maleta llena de negocios y experiencias, es importante tomarse un tiempo para reflexionar. Evalúe qué funcionó y qué no, porque, como en toda buena relación, siempre hay margen para mejorar. Aprender de cada experiencia es lo que nos lleva un paso más allá.

- Empaque de Manera Inteligente: En el arte del empacado, la lista es su mejor amiga. Lleve lo necesario, que las maletas no son infinitas y siempre hay que dejar espacio para las compras inesperadas. Priorice ropa que no necesite planchado y accesorios pequeños que sean versátiles. Todo esto le ahorrará dolores de cabeza en el camino.

No olviden, que estos tips no solo mejoran la eficiencia de los viajes corporativos, sino que contribuyen a reducir el estrés y aumentar la satisfacción de quien viaja. Porque, al final, lo que todos buscamos es volver a casa con una sonrisa y un portafolio lleno de contratos firmados.